Vacature Specialist Documentbeheer en Archivering

Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond

Hoofdrubrieken

1. Specialist documentbeheer en archivering

Solliciteer hier

Stuur een app

Rotterdam - Rijnmond

3.128 - 4.544

36

HBO

Delen

Ben jij een 'kanjer' in het vakgebied documentbeheer en archivering en krijg je er energie van als je collega's met jouw kennis verder kunt helpen? Gaat je hart sneller kloppen van een dynamische en maatschappelijk betrokken organisatie, in een regio waar altijd wat te doen is en zie je het verbeteren van de kwaliteit van documentbeheer als je roeping? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Jouw werk

Binnen de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR) werken ongeveer 2.500 medewerkers op verschillende locaties binnen de regio. De meeste hiervan produceren informatie. Sommige documenten zijn cruciaal voor onze operationele collega's en moeten 24/7 beschikbaar en goed vindbaar zijn. Andere documenten moeten, wettelijk, voor korte of lange termijn bewaard worden en/of aantoonbaar periodiek herzien worden. Ook kan de VRR gevraagd worden onder de WOO (Wet open Overheid) bepaalde documenten te publiceren. Daarnaast worden er dagelijks werkdocumenten geproduceerd, waar we qua volume en versies grip op willen houden. Jij hebt een belangrijke rol in het op orde brengen van onze informatiehuishouding.

Word jij onze nieuwe Specialist documentbeheer en archivering?

Jij bent onze expert op het gebied van documentbeheer en archivering en je adviseert collega's over versiebeheer, archivering, metadata, bewaartermijnen, samenwerken in documenten en publicatie. Je overlegt regelmatig met key users en de functioneel beheerders om het proces van documentbeheer optimaal in te richten en waar mogelijk te verbeteren. Je bent verantwoordelijk voor het jaarlijkse vernietigingsproces, je bent het eerste aanspreekpunt voor de periodieke audits van de Archiefinspectie en bent adviseur voor de periodieke SIO overleggen met de Stadsarchivaris. Je krijgt een belangrijke rol in de uitrol van ons nieuwe Document Management Systeem Mozard. We zijn hier druk mee bezig en verwachten begin 2025 de volledige uitrol gereed te hebben.

Je vervult deze rol voor alle onderdelen binnen de VRR, dus voor Brandweer, Ambulancezorg, Risico & Crisisbeheersing, Meldkamer en stafdiensten, waardoor je werkveld heel divers is. Om je taken goed uit te kunnen voeren ben je regelmatig op verschillende van onze locaties in de regio aanwezig.

Jij...

... hebt aantoonbare ervaring met documentbeheer en archivering, kunt procesmatig denken en projectmatig werken. Je werkt graag samen en hebt goede communicatieve vaardigheden. Daarnaast ben je resultaat- en klantgericht, heb je eenen hands-on mentaliteit en durf je initiatief te nemen, maar blijf je altijd scherp op het 'grotere geheel'.

Verder:

• Beschik je over hbo-werk- en denkniveau en heb je een opleiding met een informatiecomponent in de breedste zin van het woord afgerond;
• Heb je ervaring met werken met een DMS en met Microsoft365 (OneDrive, Teams, SharePoint);
• Ken je de Archiefwet en kun je deze interpreteren en toepassen;
• Heb je ervaring met veranderprocessen, bij voorkeur in rond documentbeheerprocessen.

Wij...

Veiligheid is niet vanzelfsprekend. Dat geldt zeker niet voor inwoners van het Rijnmondgebied. Hier wonen meer dan 1,3 miljoen mensen en zijn de Rotterdamse haven en industrie nooit ver weg. Juist in deze drukke, complexe omgeving waar zoveel mensen wonen, werken en recreëren is het belangrijker dan ooit te zorgen dat het veilig is en blijft.
De Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR) is een overheidsorganisatie die namens de 13 gemeenten in de regio taken uitvoert op het gebied van rampenbestrijding, crisisbeheersing, risicobeheersing, brandweerzorg, ambulancezorg en geneeskundige hulpverlening. Alle 13 burgemeesters vormen samen het algemeen bestuur. De voorzitter van de VRR is burgemeester van Rotterdam, Ahmed Aboutaleb.
Onze collega's van de meldkamer, ambulance, brandweer en medische hulpdiensten staan 24 uur per dag, 365 dagen per jaar paraat om hulp te verlenen en crisis te bestrijden.
Wij zijn lid van 010 Inclusief, het Rotterdamse Platform tegen arbeidsmarktdiscriminatie . Samen met andere Rotterdamse organisaties, maken wij ons sterk vóór gelijke kansen en tegen discriminatie op de arbeidsmarkt.

Je team

Je gaat werken in het I-team van Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, wat bestaat uit 35 gedreven professionals. Samen zorgen we ervoor dat al onze VRR-collega's kunnen vertrouwen op de beschikbare digitale informatie en hun apparatuur, zodat zij hun dagelijks werk ongestoord kunnen uitvoeren. De sfeer binnen het I-Team is te omschrijven als open en ambitieus. Binnen het I-team houden vier collega's in verschillende rollen zich bezig met documentbeheer en archivering.

Arbeidsvoorwaarden

• Je wordt ingeschaald in schaal 9 met een salaris van € 3.128 tot € 4.544 (36 uur).
• Wil je 40 uur werken? Dan bouw je gemiddeld 25 ADV dagen per jaar op.
• Je ontvangt een flexibele toeslag van 18,63%. Extra verlofuren? Een nieuwe fiets? Vakantiegeld? Het kan allemaal!
• Vitaliteit en gezondheid vinden wij belangrijk, daarom hebben we een fitnessregeling van maximaal € 20,- netto per maand of de mogelijkheid om op werklocatie te sporten. Ook is er vers fruit op onze locaties aanwezig.
• Wij werken hybride. Thuiswerken en werktijden stem je af met je team en leidinggevende. Wanneer je thuis werkt heb je recht op thuiswerkvergoeding.
• Wij hanteren een gunstige pensioenregeling bij het ABP: wij betalen 2/3e van jouw pensioenpremie.
• De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAR UWO Veiligheidsregio's, zoals die luidde op 2 januari 2023.

Sollicitatieproces

Voor deze vacature geldt het volgende:

• Voor deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern geworven. Interne kandidaten hebben bij gelijke geschiktheid voorrang.
• Deze vacature staat open totdat wij de juiste kandidaat hebben gevonden.
• Om bij de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond te kunnen werken, dien je in het bezit te zijn van een Verklaring omtrent gedrag (VOG). Deze zal aan het einde van het sollicitatieproces worden aangevraagd.
• Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus.
• Na indiensttreding word je gevraagd de ambtseed/belofte af te leggen.
• Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond staat voor transparante en eerlijke werving en selectieprocedures en volgt de Sollicitatiecode NPV. Deze gedragscode kun je hier vinden.

Functie:	specialist documentbeheer & archivering
Startdatum:	07-06-2024
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	HBO
Contracttype:	Vast
Salaris:	3128 – 4544
Uren per week:	36 – 36

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Unknown via Unknown of Unknown. Of bezoek hun website Unknown.