Vacature Backofficemedewerker (24-40 uur)

"Als je het leuk vindt om structuur aan te brengen in grote hoeveelheden informatie en je het uitdagend vindt om soms snel te moeten werken en prioriteiten te stellen, dan is dit een baan voor jou."

Als Backofficemedewerker bij Topbrands ben je verantwoordelijk voor alle relevante administratieve taken omtrent de ontwikkeling en distributie van een product. Je houdt je bezig met het ordenen en compleet maken van productinformatiedossiers, zorgt dat de producten aan de wet- en regelgeving voldoen en hebt contact met diverse partijen. Wil jij 24, 28, 32, 36 of 40 uur per week werken binnen een jonge & groeiende organisatie? Lees dan snel verder!

Jouw nieuwe werkgever!

Bij Topbrands staan ze voor Topmerken, Topklanten en Topcollega’s. Wat ze met elkaar gemeen hebben is de passie voor mooie merken en internationale handel. Topbrands is continu op zoek naar de beste producten voor hun klanten binnen de expertise Personal & Home care. Ze zijn wereldwijd actief en hebben een bijzonder breed assortiment met verschillende merken en private label producten. Denk hierbij aan wasmiddelen, bad/douche producten, geuren, make up, schoonmaakmiddelen en haarproducten. Ze functioneren als handelshuis voor een groot aantal bekende A-merken en ontwikkelen hun eigen merken en private labels. In totaal werken er binnen Europa 250 collega’s, waarvan ruim 200 collega’s werkzaam zijn in Nederland, verdeeld over het logistiek centrum in Kolham (Groningen) en het hoofdkantoor in Oud-Beijerland. De regiokantoren zijn in Duitsland, Frankrijk, Spanje en Zweden.

Je bent werkzaam op de legal, quality en compliance afdeling. Deze bestaat uit 9 personen en is onderverdeeld in 2 teams: legal quality & compliance. In de rol van Backofficemedewerker ondersteun je beide teams. Rapporteren doe je aan de teamleider. Jij gaat de afdeling voor 24, 28, 32, 36 of 40 uur per week versterken.

Het groeipad bij Topbrands staat niet vast. Je krijgt de vrijheid om jezelf persoonlijk te ontwikkelen. Ze investeren in jouw professionele ontwikkeling met passende (online) trainingen en opleidingen. Topbrands groeit en jij groeit mee!

Wij mogen met Lincks Personal Recruitment het werving- & selectieproces voor Topbrands verzorgen.
Meer weten over wie wij zijn? www.lincks.nl!

Wat ga je doen?

''Op een leuke werkdag zijn je werkzaamheden afwisselend en heb je een afdeling kunnen helpen met een document, waardoor een order toch nog uitgeleverd kan worden. Ook heb je leuk contact met leveranciers in verschillende landen.''

Als Backofficemedewerker bij Topbrands ben je verantwoordelijk voor alle relevante administratieve taken omtrent de ontwikkeling en distributie van een product. Samen met je team zorg je ervoor dat producten voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving. Je houdt je bezig met het ordenen en compleet maken van productinformatiedossiers, waarvoor je informatie opvraagt bij leveranciers. Dit zijn bijvoorbeeld certificaten, kwaliteitsdossiers, veiligheidsinformatiebladen en verpakkingsdata. Je controleert en beheert deze productdata en zorgt dat de administratie altijd up-to-date is. Ook ben je in deze functie verantwoordelijk voor het doorvoeren van alle benodigde registraties. Je werkt nauw samen met je collega’s op de afdeling legal, quality & compliance. Deze afdeling heeft een legal quality team en het team compliance. Deze teams bestaan uit legal officers en worden aangestuurd door een teamleider. De negen collega's zorgen ervoor dat de artikelen uit zowel het eigen brand & private label assortiment als ons distributie assortiment aan alle relevante wetgeving en regelingen voldoen. In deze functie voer je werkzaamheden uit voor beide teams.

Hoe ziet jouw week eruit?

• 30% Registraties doorvoeren;
• 20% Kwaliteitsdossiers opvragen en verwerken;
• 10% Certificaten opvragen en verwerken;
• 10% Overige administratieve werkzaamheden;
• 10% Productdata controleren en beheren;
• 10% Verpakkingsdata opvragen en verwerken;
• 10% Vertalingsaanvragen en veiligheidsinformatiebladen beheren.

Een voorbeeld uit de praktijk

"Een klant heeft een autoriteitencontrole gehad en heeft snel bepaalde documenten nodig. Hoe ga je te werk?"

In een situatie als dit is het belangrijk dat je snel te werk gaat, omdat de klant de documenten zo spoedig mogelijk nodig heeft. Je gaat in de systemen op zoek naar de gevraagde documenten en bundelt deze. Het kan voorkomen dat je de gevraagde documenten niet kunt vinden in de systemen. Je zorgt dan dat je deze zo snel mogelijk aanvraagt bij bijvoorbeeld de leverancier. Tijdens het proces houd je je collega’s die contact hebben met de klant goed op de hoogte, zodat de klant weet wanneer de documenten verwacht worden.

Wat breng je mee?

Als Backofficemedewerker houd je van nauwkeurig werken en overzicht houden op administratieve processen. Ben je nog niet op de hoogte van de wet- en regelgeving omtrent Europese verordeningen en richtlijnen op het gebied van warenwet/productveiligheid, intellectueel eigendom, voedselveiligheid en (chemische) productkwaliteiten? Dan ben je wel bereid om dit te leren. Verder breng je mee:

• Een afgeronde (juridisch-) administratieve mbo-opleiding;
• Ervaring met de chemische product- en/of voedselveiligheidsdossiers is een pré;
• Goede beheersing van de Nederlandse & Engelse taal;
• Je woont binnen 45 minuten reisafstand van Oud-Beijerland.

Wat bieden we jou?

Als Backofficemedewerker bij Topbrands in Oud-Beijerland kun je rekenen op een veelzijdige baan binnen een informele werksfeer. Zo zijn er ook veel mogelijkheden voor jou om jezelf professioneel te ontwikkelen. De organisatie denkt hier graag in mee en biedt jou dus verschillende cursussen en opleidingen aan via Learning Hub. Verder kun je rekenen op:

• Tussen de €2300 en €2700 bruto per maand, exclusief vakantiegeld. Natuurlijk afhankelijk van de kennis & ervaring die je meebrengt;
• 25 vakantiedagen met mogelijkheid tot bijkopen van 10 vakantiedagen (o.b.v. 40-urige werkweek);
• Reiskostenvergoeding en een pensioenregeling waarbij Topbrands twee derde van de premie betaalt;
• Bonusregeling;
• 24, 28, 32, 36 of 40 uur per week werken binnen een betrokken organisatie;
• Laptop van de zaak;
• Fruit, lekkers bij de lunch, bedrijfsfeesten, bootcamp, padel én je kan deelnemen aan het fietsplan!

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Topbrands via info@lincks.nl of 31614206828. Of bezoek hun website onbekend.